浅谈古树名木档案的管理和开发利

  《泰州市市区古树名木保护管理办法》第三、四条规定，市区百年以上树龄的树木、稀有珍贵树木、具有历史价值和纪念意义的树木均属古树名木。古树名木分为一级和二级。树龄在300  年以上或者特别珍贵稀有，具有重要历史价值、纪念意义和重要科研价值的古树名木为一级古树名木，其余为二级古树名木。

      古树名木普查建档的主要目的：搞清古树名木资源总量、种类、分布状况，管护中的经验和存在问题；古树名木在生态、科研、人文、地理、旅游诸方面的价值；为制订古树名木保护措施提供科学依据。古树名木对于当地树种规划具有很好的参考价值，常被称作绿色活文物、活化石、活档案。因此保护好、管理好、利用好古树名木档案资料，对于今后开展古树名木保护工作以及提高城市绿化环境的质量具有十分重要的意义。

      一、泰州市古树名木档案管理和开发利用现状

      （一）建档及利用情况

      2006  年泰州市园林绿化管理局组织专业人员对市区范围内进行古树名木大普查。普查工作结束后，根据《全国古树名木普查建档技术规定》，我们为城区古树名木统一进行了编号、建档。古树名木实行一树一档管理。我们将每株树的原始调查资料，如每木调查表、古树名木树种鉴定表，日常管理工作中形成的生长记录、病虫害防治记录、更新复壮记录、养护责任状等进行了分类、排序、编目，集中装入一个档案盒内存档。同时将业务科室提供的古树名木照片，编写文字说明，按照拍摄时间存入相册内,建立了古树名木照片档案。目前,  城区古树名木的纸质档案和照片档案都是手工管理，古树名木档案的利用仅仅局限于为管理部门制订保护计划提供依据和参考。

      （二）存在的问题

      1、古树名木资料整理不够科学规范

      由于古树名木保护经费不足，相关责任人进修学习的机会少，因而缺乏相关学科知识以及古树名木建档意识，原始材料的收集不全面，所记录的古树名木生长和保护信息不够全面，古树名木档案整理不够规范，存在诸多缺陷和错漏情况，给利用工作带来很多不便。

      2、古树名木档案管理水平低

      我市城区古树名木档案工作还沿用传统的手工管理模式，没有利用现代化技术开发古树名木档案信息数据库，也没有建立相关的网站，因而利用水平低，利用人次少。随着古树名木资料不断增加，一方面传统手工操作管理费时费力、易出差错的弊端显得尤为突出，另一方面古树名木档案只能满足部门内部的查阅需求，并不能够为其他需要了解古树名木情况的相关单位及社会公众提供服务，档案利用价值得不到充分发挥。

      二、古树名木档案管理和开发利用思路

      （一）做好古树名木资料的收集

      1、认真做好古树名木信息采集登记工作

      专业人员在进行信息采集时，必须逐段逐株进行实地调查实测。每株古树名木都要做好树种、详细位置、树龄、树高、胸围（地围）、冠幅、生长势、立地条件、权属、传说记载的信息采集工作。同时采用数码相机对古树名木的外观形态进行拍照，较高大的树木可采用摄像，要求至少是一株一照。对于古树群的古树，则要求从三个不同角度整体进行拍摄，不单株拍照。对于奇特怪异木,则要尽量体现其“奇”、“怪”的特色。

      2、加强日常管理资料的收集工作

      古树名木日常资料主要有巡查和保护记录。业务科室在进行跟踪管理古树名木时，相关人员要细心做好以下工作：

      一是每株古树名木都要分开记录生长情况和保护状况。生长记录要详细记载时间、健康状况，如果发生异常情况（病虫害、长势衰弱等）要注明原因分析等。

      二是开展保护工作，要注意记录和拍摄保护工作开展前后的古树的生长状况。照片需注明古树的编号、拍摄时间，为拍摄背景编写文字说明，存于计算机内。

      （二）加强古树名木资料的整理

      做好古树名木档案的系统整理,是发挥古树名木档案作用的一项前提工作，是整个古树名木档案管理工作中的重要环节。为便于今后利用，管理人员在进行古树名木资料整理时，应按照一树一档整理要求，将每棵古树名木日常养护中形成的生长和保护资料，进行分类、整理、排序、编目，形成完整的古树名木档案。

      1、古树名木纸质档案的整理

      古树名木资料的归档工作与人事档案相似，每株古树名木的资料独立整理成卷，单独装入一个档案盒内保管。以后管理工作中逐年形成的古树名木生长、保护和利用方面的资料，按照时间先后排序，从上至下放置到各自的档案盒内，对古树名木档案进行补充，形成完整的古树名木档案。每棵古树名木的档案包含以下三个方面的内容：

      一是该古树名木的基本信息。如树名、编号、科属（种）、树龄、生长地点、干径或冠幅、传说记载等；

      二是该古树名木的生长记录。管理人员在跟踪养护时及时记录的该古树名木的生长状况；

      三是管理单位针对该古树名木开展的一系列保护措施记录。如治虫、修剪、松土、施肥、疏果、增加防护栏等，以及实施保护工作后该古树名木状况记录和照片，照片编写情况说明应与保护文字记录相一致。古树名木纸质档案保管过程中要注意防霉变、防潮、防火、防尘、防虫蛀鼠咬，确保档案的安全完整。

      2、古树名木照片档案的整理

      古树名木照片档案的整理以单株为单位整理归档，照片档案编号要与古树名木编号相一致。照片的附带说明文字一定要在收集时同时录入或附上，并按株分类归档。同时建立古树名木照片（数码图像）的目录索引，便于以后查找使用。另外，由于照片档案制成材料的特殊性，它的保管比其他档案要求更高。在保管中应注意以下三点：

      一是做好古树名木照片、底片、光盘入库前的检查，严格把好照片档案入库关，对已洗好的照片进行分株分类装订成册，对已在库内的照片档案应进行定期检查。

      二是采用良好的档案装具。古树名木照片装册后应立即放在箱柜中，底片、光盘要装进特制的底片袋、光盘盒。且确保档案装具温湿度环境符合照片档案保存要求。

      三是古树名木纸质照片要确保永久的珍藏，档案人员在照片的收集归档时，最好先扫描储存在电脑，待数量适宜时刻录到光盘一式三套进行存储。这样既有利于古树名木照片资料的安全保管，也方便以后查找利用。

      （三）加强古树名木档案资料的开发利用工作

      古树名木档案的利用，是将静态的古树名木档案信息通过多种渠道与方式，开发和传递给利用者，实现档案信息资源的共享，为开展古树名木保护工作,  为地方的历史文化、教育和科研服务。就目前而言,古树名木档案资料的开发利用工作，可从以下几个途径进行：

      1、建立古树名木档案信息数据库

      古树名木档案管理工作要适应时代的发展，应用先进的计算机技术,  建立完整的古树名木信息数据库,  为管理部门和相关单位查询、利用古树名木档案开辟一条便捷的渠道。

      创建古树名木档案信息数据库，首先要求管理单位加大投入，将档案现代化管理需求的硬件设施如计算机、扫描仪、数码相机等配置到位。其次要借助档案管理系统软件对古树名木档案信息进行目录或全文管理。

      通过建立古树名木信息数据库，利用者可直接通过古树名木档案管理信息系统的检索功能找到所需的古树名木档案信息，这样可节省大量的调卷时间，达到最佳的档案利用服务效果。

      2、建设古树名木档案信息网

古树名木管理部门还可以古树名木为主题,  以需要了解古树名木情况的相关单位及社会公众为利用对象，建立古树名木的专门网站。在网上发布古树名木信息简介、利用指南、法律法规和保护动态等，既方便用户直接在网上进行检索，同时也能让广大老百姓了解和参与古树名木的保护工作，从而进一步引起全社会对古树名木保护的关注，更好地为城市绿化和经济建设服务。

      3、开展古树名木档案编研工作

      古树名木管理部门可以将本市范围内的古树名木文字、图片资料和相关法律法规，兼顾本市历史名人、古迹和民间传说进行集中整理，通过编研、加工，编纂高质量的以图为主、图文并茂的集艺术性、知识性、观赏性和趣味性于一体的《古树名木汇编》，同时也可以根据不同的利用对象编制《古树名木保护汇编》、《古树名木知识汇编》等。开展古树名木档案编研工作有利于对古树名木的宣传和保护，有利于唤起人们的绿色意识、环保意识和生态意识。同时也为专家学者和后人研究本地的林业物种、气候变化等提供重要资料。

      此外，做好古树名木档案的管理和开发利用工作，还需要进一步提高档案管理队伍的专业素质。加强管理人员在计算机应用、数字化技术、网络技术、古树名木专业知识等方面的学习和培训，注意学科专业的交叉互补，让档案管理人员既懂得档案信息管理，又能掌握相关的古树名木专业知识，切实将业务档案工作抓出实效。

      总之，随着科学技术的发展，整个社会的网络化、信息化程度不断提高，原有的古树名木档案信息已经远远不能满足人们的需求。作为档案管理人员，必须顺应时代的潮流，转变观念，强化信息意识，充分发挥自身的主观能动性，积极开发古树名木档案信息资源，为经济社会发展提供更有效的服务。■

（作者单位：吴文凤，泰州市史志档案办公室；丁昌云，泰州市市区绿化养护管理处，江苏泰州225300）