6S管理模式与质监系统机关工作
07.06.2014 03:53
本文来源: 质量技术监督局
6S在企业管理应用中已经发展成为了一种较为成功的模式。我们要思考的是，能否将这种管理模式引入质监系统的机关管理，以保持机关工作场所、库房等的整 理、整顿和清扫的成果，给干部职工提供一个文明、整洁、有序、高效、安全的工作环境，让这种模式在机关管理中发挥更重要的作用？
整理(Seiri)：在机关工作中经常听到文件或物品太多，导致无处放置，工作环境杂乱的抱怨。而6S的“整理”强调的就是“空间不是没有，而是可以整理 出来的，空间有限的原因正是缺乏整理、整顿”。“整理”就是要最大限度地利用有效空间，防止工作时误用或掩盖需要的物件,达到迅速取用所需物品的目的。这 就要求随时将现场物品分成有用和无用两类，及时将无用的物品清除出办公场所。除了有必要留下的以外，其它的都清除或放置在规定地方。在此过程中全面检查工 作场所，明确所有物品，制定分类标准，对物品分为：不再使用的、使用频率很低的、使用频率较低的、经常使用的四类。整理时，将第一类物品处理掉，第二三类 物品放置在储存处，第四类物品留置工作场所。依据必要品和不要品判定标准，果断清除、抛弃不要品、无用品和废品。将其他物品按照“最经常使用的物品放置于 最容易取得的地方的原则”分类放置于指定位置。检查过程要仔细、全面，包括所有可移动物品；物品的价值是指“现有的使用价值”，而不是“原有的购买价 值”；清除要坚决、及时，不因为它们可能以后有用或丢掉可惜而占用大量空间。
整顿(Seiton)：“整理”阶段已将物品分类，“整顿”阶段就是对有用物品的放置的规定。将有用的物品分类并定置摆放，保持数量、质量清晰，井然有 序，取放方便。通过整顿使工作场所清楚明了、一目了然，创造出整整齐齐的工作环境，减少找寻物品的时间。所用时间减少了，也就在一定程度上提高了机关工作 效率。通过筛选把留下来的必用的物品分门别类依规定的位置定点定位放置整齐，必要时加以标识，现在任何机关都有在档案柜的插牌处写上柜子里物品名称、档案 盒的侧面标注上所存放档案的内容，接下来要做的就是把这种方式推广，在任何需要做标示的地方标示，它不只是提高效率的基础，也是为推行的工作AB角制度创 造一个良好的前提条件。
物品的摆放应整齐、分区、分类、定名、定位、定量，呈立体直角。在保证安全的基础上，空间利用应该以立体为主。储藏室中，尽可能将物品集中放置，减少物品 的放置区域。采用各种隔离方式对不同物品进行隔离放置，合理利用空间，尽可能使用箱、桶等容器将物品集中隐蔽放置，容器尽量有标识。大量使用“目视管理” 即通过视觉导致人的意识变化的一种管理方法，强调颜色的使用，达到让使用者“一目了然”的目的。标识要清楚明了，即使是刚进入本机关的工作人员都能够简 单、容易地查找到所需物品。
清扫(Sweep)：机关干部职工要自觉地把工作的责任区域、工作设施、执法（工作）服装清扫（洗）干净，保持整齐、清洁、明快、舒畅的工作、工作环境，保持干部职工良好的工作情绪和愉快心情。
首先要绘制工作环境用平面图，将工作环境的清扫工作划分到各科室或个人。清扫程序应自上而下，从天花板到墙面再到地面。应该注意的是责任区域的划分应包括 室内室外，职工负责区域之中及之间无死角。清扫应按步骤进行，清扫工具应常备、齐全、干净。清扫工作应日常化、制度化,通过清扫的过程，使干部职工再次熟 悉物品及其位置。
规范(Stipulate)：制定制度和规定以维护工作现场的清洁工作，干部职工本身也要做到着装、仪表清洁、精神文明向上。通过强制执行相关的制度、规 定，培养干部职工正确工作习惯，长期维持并改进以上整理、整顿和清扫的“6S”成果。并将上述整理、整顿、清扫“6S”实施步骤制度化、规范化，并辅以必 要的监督、检查和奖励措施。例如做出以下规范：每天上班前及下班后进行个人办公桌、责任区的清扫。干部职工每半天对责任区进行全面清扫；定期检查，针对清 扫中积尘较多、或者比较脏乱的位置，研究对策和防范措施；严格执行奖罚制度,对阶段性清扫进行检查评分；执行例行清洁，达到“四无标准”(无废物、无污 迹、无灰尘、无死角)等。
自律(Self-discipline)：爱岗敬业，尽职尽责，提高素质，遵守法纪、自我约束，养成自我管理、自我控制的习惯。通过活动，培养机关干部职工具有良好职业习惯和遵守规范的工作作风以及干部职工的团队精神，营造团结、积极向上的机关氛围。
应采取各种简约有效的方式，循序渐进使每位干部职工学会自我管理，自觉养成良好职业习惯。建立长期的宣传学习、贯彻执行机关各项管理制度培训机制。要求干 部职工保持文明的仪表和言谈举止，做到礼貌待人，养成礼仪用语接听电话的习惯及遵守出勤、作息时间，并保持良好的工作状态（如在工作场所不随意谈天说笑、 不大声喧哗打闹，不看杂书，不在办公室吃食品等）。保持良好的个人卫生习惯，按规定整齐着装，爱护公物，用完归位。自觉维护公共环境清洁，不随地吐痰、乱 扔杂物，如厕后自觉冲水清洁，主动捡拾工作，工作场所通道、楼梯和地面上随手可及的纸屑或垃圾。关心单位、乐于助人，强化团队意识。
安全(Safety)：在机关工作中，做好各项安全管理规定的宣传贯彻工作，确保人身、财产、信息的安全。首先加强安全教育，保证机关和机关每一位干部职 工的生命财产安全，确保无事故发生。其次是加强财产和信息的安全，要做的是下班之前确保“两锁两关”即门窗是否锁、涉密文件及重要物品的橱柜是否加锁、电 源是否关闭、用水是否关闭。并把“两锁两关”制度化，由专人负责。必要时指定其他人员，再次检查，确保落实。另外需要强调的是涉密计算机的管理，其是否设 有密码、密码被几个人掌握、多长时间更换密码等都需要明确地规定。
（作者单位：秦皇岛市局北戴河区分局）
本文来源: 质量技术监督局
07.06.2014 03:53