河北省行政许可案卷标准

河北省行政许可案卷标准
冀法[2008]20号

为进一步规范我省各级各部门的行政许可案卷，提高行政执法水平，根据《中华人民共和国行政许可法》、《中华人民共和国档案法》及我省地方性法规、规章制定本标准。
本标准分为合法性标准、规范性标准、立卷归档标准和附则四部分。

合法性标准

合法性标准是指行政许可案卷必须符合主体合法、许可事项合法、适用法律依据合法和程序合法等四个标准。
一、主体合法
（一）行政许可由具有行政许可权的行政机关、法律法规授权的具有管理公共事务职能的组织实施；
（二）行政机关委托其他行政机关实施行政许可的，必须具有法律、法规、规章依据；
（三）实施行政许可必须符合法定权限。
（四）实施行政许可的执法人员须持有省政府颁发的行政执法证件。
二、许可事项合法
（一）受理的许可事项属于依法设定的行政许可事项。
（二）行政许可事项必须是经过设定机关确认的现行有效的事项。
三、适用法律依据合法
（一）所适用的法律依据必须为现行有效的法律、法规、规章；
（二）所适用的法律、法规、规章应准确无误，法律、法规、规章的名称应使用全称，并准确引用到条、款、项、目；
（三）依据技术规范、技术标准作出决定的，引用的技术规范、技术标准准确无误。
四、程序合法
（一）实施行政许可应按照申请、受理、审查、（听证）、决定、送达的步骤进行；
（二）在时间顺序上应按照实施行政许可的步骤记载；
（三）在形式上每一执法活动的内容、过程和结果都应当有相应的法律文书记载；
（四）在行为方式上必须符合法定要求。
1、申请阶段。须有申请人提交的行政许可申请书或预定格式的行政许可申请表；对于申请材料不齐全或者不符合法定形式的，应当有行政机关的补正告知书。
2、受理阶段。是否受理的决定应当在法定期限内作出；行政机关应当制作受理或不受理的书面通知；凡不予受理的，要书面告知不予受理的理由。
3、审查阶段。需要对申请材料进行书面形式审查的，要有行政机关的书面审查意见书；根据法定条件和程序，需要对申请材料的实质内容进行核实的，行政机关应当指派两名以上工作人员进行核查并制作书面核查意见书；依法应当先经下级行政机关审查后报上级行政机关决定的行政许可，下级行政机关应当在法定期限内将初步审查意见和全部申请材料直接报送上级行政机关；依法应当告之陈述、申辩权的，行政机关应制作陈述、申辩权利告知书；依法采取招标、拍卖方式决定许可的，应当有招标、拍卖的相关材料；有数量限制的行政许可，两个或者两个以上申请人均符合法定条件、标准的，应当根据受理行政许可申请的先后顺序进行，并有相关佐证文书；赋予公民特定资格的，应当有行政机关或者行业组织实施考试的相关文书或有关材料；赋予法人或者其他组织特定资格、资质的，应当有对申请人的专业人员构成、技术条件、经营业绩和管理水平等进行综合评定的书面材料；依法由行政机关进行的检验、检测、检疫，应当有行政机关在法定期限内进行检验、检测、检疫的结论性意见，并书面说明依据的相关技术标准、技术规范；依法应进行鉴定或专家评审的，应当有鉴定结论或专家评审意见书；依法应按照其他特别程序进行审查及审核的，应有相关的书面材料。
4、听证阶段。按照《河北省实施行政许可听证规定》（河北省人民政府令〔2005〕第4号）组织实施听证，并制作相应的文书。
5、决定阶段。是否准予行政许可的决定，行政机关应当在法定期限内依法作出；不予行政许可的决定，行政机关应书面说明理由，并告知申请人享有行政复议和行政诉讼的权利；延期作出行政许可决定的，应当有延期的批准文书和告知申请人延期理由的书面通知。
6、送达阶段。法律文书的送达要符合法定时限和方式。以下法律文书应当送达，且案卷中必须有相应的送达回证：受理或不予受理行政许可申请通知书；陈述、申辩权利告知书；行政许可听证告知书；举行行政许可听证通知书；行政许可决定延期通知书；准予行政许可或不予行政许可决定书；行政许可证件及其他重要法律文书等。
7、依法进行变更或者延续的，应有相关文书。

规范性标准

规范性标准是对实施行政许可每个阶段应具备的各种法律文书及其内容要素的要求。
一、申请阶段
申请阶段，案卷中除申请人提交的行政许可申请书或预定格式的申请表及相关材料外，还要求行政机关制作的主要法律文书是申请材料补正告知书。申请书（表）中应包含的内容：①申请人基本情况（包括公民姓名、性别、住址、电话等，单位名称和法定代表人或负责人姓名、地址等）；②申请的许可事项申请人签名或盖章；
申请材料补正告知书。应包含的内容：①申请人基本情况；②申请的事项；③补正的理由、内容；④行政机关专用印章及日期（年、月、日）。
二、受理阶段
应制作以下文书：
（一）行政许可申请受理通知书。应包含的内容：①申请人基本情况（包括公民姓名、性别、住址、电话等，单位名称和法定代表人或负责人姓名、地址等）；②申请的时间、事项；③申请提交的材料；④审查决定意见；⑤行政机关专用印章及日期（年、月、日）。
（二）行政许可申请不予受理决定书。应包含的内容：①申请人基本情况（包括公民姓名、性别、住址、电话等，单位名称和法定代表人或负责人姓名、地址等）；②申请的时间、事项；③申请许可的途径；④不予受理的理由及法律依据；⑤决定意见；⑥申请人依法享有的权利；⑦行政机关专用印章及日期（年、月、日）。
三、审查阶段
主要的法律文书有：
（一）核查笔录。应包含的内容：①核查的起止时间、地点；②核查人和记录人的姓名；③核查对象；④核查的情况和内容；⑤核查对象对笔录的意见（应注明“情况属实”的字样并签名或盖章）。被核查对象拒绝签字的，应在笔录中注明，由见证人或两名以上承办人员签名或盖章并说明原因；⑥笔录中有涂改之处时，应有核查对象捺手印、盖章或签名。
（二）询问笔录（每份询问笔录只能对应一个被询问人）。应包含的内容：①询问起止的时间和地点；②询问人和记录人姓名；③被询问人的基本情况（应记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职务等）；④询问内容（包括反映本案事实的时间、地点、行为及行为人、情节、后果等）；⑤被询问人对笔录的意见（应有“记录属实”的字样并由被询问人逐页签名或盖章）。被询问人拒绝签字的，应在笔录中注明，并由两名以上承办人员签名；⑥所记录的被询问人回答的问题有更改或补充的，应由被询问人在更改或补充处捺手印。
（三）行政许可利害关系人告知书。应包含的内容：①被告知人的名称；②告知的事项及内容；③依法享有的权利及相关法律依据；④行政机关专用印章及日期（年、月、日）等。
（四）陈述、申辩笔录。应包含的内容：①起止时间、地点；②承办人和记录人的姓名；③陈述、申辩人的基本情况（应记载其姓名、性别、年龄、住址、单位、职务等）；④陈述、申辩的内容；陈述、申辩人对笔录的意见（应有“记录属实”的字样并由陈述、申辩人逐页签名或盖章）；⑤所记录内容有更改的，应由陈述、申辩人在更改处捺手印。
（五）依法按照特别程序（听证、招标、拍卖、检验、检测、鉴定和专家评审等）审查及办理行政许可时，应当制作行政许可特别程序告知书、特别程序审查情况表及其他相关法律文书。
行政许可特别程序告知书，应包含的内容：①申请人基本情况（包括公民姓名、性别、住址、电话等，单位名称和法定代表人或负责人姓名、地址等）；②申请的时间、事项；③告知适用特别程序的意见、所需的时限以及许可时限顺延等内容；④行政机关专用印章及日期。
特别程序审查情况表，应包含的内容：①申请人基本情况（包括公民姓名、性别、住址、电话等，单位名称和法定代表人或负责人姓名、地址等）；谏昵氲氖奔洹⑹孪睿虎凼视锰乇鸪绦蛏蟛榈拿?疲虎芴乇鸪绦蛏蟛榈钠鹬故奔洹⒌氐悖虎萏乇鸪绦蛏蟛樽槌稍泵?ィ虎尢乇鸪绦蛏蟛橐饧??
（六）依法需延期办理的行政许可，应当制作行政许可延期审批表和行政许可延期通知书。
1、行政许可延期审批表。应包含的内容：①申请人基本情况（包括公民姓名、性别、住址、电话等，单位名称和法定代表人或负责人姓名、职务、地址等）；②申请的事项；③延期的理由、依据和期限；④承办人意见、签名及年、月、日；⑤行政机关负责人审批意见、签名及年、月、日。
2、行政许可延期通知书。应包含的内容：①申请人基本情况（包括公民姓名、性别、住址、电话等，单位名称和法定代表人或负责人姓名、职务、地址等）；②申请的时间、事项；延期的理由、法律依据和期限；③行政机关印章及日期（年、月、日）。
（七）审查阶段如需收集或制作其他证据材料的，依照有关法律规定进行。
四、听证阶段
应制作以下文书：
（一）行政许可听证告知书。应包含的内容：①被告知人的基本情况（包括公民姓名、性别、住址、电话等，单位名称和法定代表人或负责人姓名、职务、地址等）；②告知的事项及内容；③依法享有的权利及相关法律依据；④提出听证申请的法定期限；⑤行政机关印章及日期（年、月、日）。
（二）因当事人放弃听证权利而未举行听证的，应有书面记载，并注明日期（年、月、日）。
（三）举行许可听证通知书。应包含的内容：①当事人姓名（名称）；②举行听证的具体时间、地点和方式；③听证事项；④听证主持人、听证员、记录人的姓名；⑤告知当事人参加听证应注意事项以及可以委托代理人参加听证和有要求听证主持人回避的权利；⑥行政机关印章及日期（年、月、日）。
（四）行政许可听证公告。应包含的内容：①听证的事项名称；②听证的依据；③举行听证的行政机关；④听证的具体时间、地点、方式；⑤行政机关印章及日期（年、月、日）。
（五）行政许可听证笔录。应包含的内容：①行政许可事项名称；②举行听证的起止时间、地点、方式；③听证主持人、听证员、记录人、参加人的基本情况（姓名、性别、工作单位、职务、电话、住址等）；④审查人员提出审查意见的证据、理由、依据；⑤申请人陈述、申辩的内容；⑥利害关系人质证的内容；⑦听证主持人、听证员、记录人、当事人、代理人、有关证人等确认无误后签字或者盖章。
五、决定阶段
应制作以下文书：
（一）行政许可决定审批表。应包含的内容：①申请人基本情况（公民的姓名、性别、年龄、住址等；②单位的名称、法定代表人或负责人姓名、职务、地址等）；③申请许可的事项名称；④申请许可的种类；⑤申请时间及受理时间；⑥审查情况及适用的法律依据（法律、法规、规章及条款）；⑦承办人、审核人、审批人意见、签名及日期（年、月、日）。
（二）准予行政许可决定书。应包含的内容：①申请人基本情况（包括公民姓名、性别、住址、电话等，单位名称和法定代表人或负责人姓名、职务、地址等）；②申请的许可事项；③审查情况；④许可决定的依据；⑤决定内容；⑥行政机关名称、印章；⑦作出决定的日期（年、月、日以行政机关负责人批准或决定的日期为准）。
（三）不予行政许可决定书。应包含的内容：①申请人基本情况（包括公民姓名、性别、住址、电话等，单位名称和法定代表人或负责人姓名、职务、地址等）；②申请的许可事项；③审查情况；④不予许可的理由、法律依据；⑤决定内容；⑥申请人依法享有的权利；⑦行政机关名称、印章；⑧作出决定的日期（年、月、日以行政机关负责人批准或决定的日期为准）。
（四）准予变更行政许可决定书。应包含的内容：①申请人基本情况（包括公民姓名、性别、住址、电话等，单位名称和法定代表人或负责人姓名、职务、地址等）；②申请变更许可的时间、具体事项；③审查情况；④准予变更许可的依据；⑤准予变更许可的决定内容；⑥办理变更手续的时限；⑦行政机关名称、印章；⑧作出决定的日期（年、月、日以行政机关负责人批准或决定的日期为准）。
（五）不予变更行政许可决定书。应包含的内容：①申请人基本情况（包括公民姓名、性别、住址、电话等，单位名称和法定代表人或负责人姓名、职务、地址等）；②申请变更许可的时间、具体事项；③审查情况；④不予变更许可的理由、法律依据；⑤不予变更许可的决定内容；⑥申请人依法享有的权利；⑦行政机关名称、印章；⑦作出决定的日期（年、月、日以行政机关负责人批准或决定的日期为准）。
（六）准予延续行政许可决定书。应包含的内容：①申请人基本情况（包括公民姓名、性别、住址、电话等，单位名称和法定代表人或负责人姓名、职务、地址等）；②申请延续许可的时间、具体事项；③审查情况；④准予延续许可的依据；⑤准予延续许可的决定内容；⑥行政机关名称、印章；⑦作出决定的日期（年、月、日以行政机关负责人批准或决定的日期为准）。
（七）不予延续行政许可决定书。应包含的内容：①申请人基本情况（包括公民姓名、性别、住址、电话等，单位名称和法定代表人或负责人姓名、职务、地址等）；②申请延续许可的时间、具体事项；③审查情况；④不予延续许可的理由、法律依据；⑤不予延续许可的决定内容；⑥申请人依法享有的权利；⑦行政机关名称、印章；⑧作出决定的日期（年、月、日以行政机关负责人批准或决定的日期为准）。
六、送达阶段
送达法律文书必须制作、使用送达回证。

立卷归档标准

（一）行政许可案件实行一案一卷、一卷一号制度，为便于对申请人管理或查询的，可以实行多案一卷。涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案卷，可以实行一案二卷，即正卷和副卷。
（二）卷内文书应当使用钢笔、签字笔或毛笔书写。当事人提供的材料使用铅笔或圆珠笔的，入卷前应予复印。所有文书只存一份正本。
（三）使用档案法统一规定的卷皮。
（四）卷内目录和备考表填写规范，案卷装订无金属物，并符合档案法的其他要求。
（五）卷内材料排列有序。可选择两种顺序排列：第一种顺序是按照办理许可的顺序排列文书；第二种顺序是准予行政许可或不予行政许可决定书和送达回证在前，其余文书按照法律文书、证据文书、其他文书设置分类排序。
（六）卷内文书采用阿拉伯数字逐页编写页码，正页在右上角、反页在左上角编写。
（七）不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，应在备考表中注明。证物袋上应注明证据的名称、数量、拍摄时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。
（八）纸张无破损，破损文书应修补或复制。卷内文书材料应统一使用A4型纸，文书过小的应衬纸粘贴，文书过大的应折叠整齐。
（九）案卷中不得涂改，如确需涂改，必须在涂改处捺手印，并注明涂改的原因及理由。
（十）案卷保存期限，上级业务主管部门有规定的，从其规定；没有规定的，依照档案法有关规定执行。

附 则

（一）当场做出行政许可决定的，可以简化受理、审查、听证、决定阶段的法律程序，有选择地使用个别必要的法律文书；
（二）本标准中所称行政机关负责人，是指该行政机关的法定代表人或主管负责人。
（三）本标准所称的时间要具体到年、月、日、时、分。
（四）本标准所称的地址要具体到市、区（县）、路、门牌号、楼层、房间号或乡、村、队。
（五）国务院有关部门对行政许可文书格式有规定的，从其规定。

行政许可申请书
编号：

（ 行政许可法定实施机关 ）：
我（单位）现向（ 行政许可法定实施机关 ）申请 行政许可，并提交如下申请材料：

申请人承诺：以上提交材料真实合法有效。
请依法审查并予以批准。

申请人签字（盖章）
　　 年 　　 月 　　 日

行政许可申请人名称/姓名：
委托代理人姓名： 联系方式：
法定代表人/身份证号码：
工作单位： 电话：
住址/地址： 邮编：

行政许可申请材料补正告知书
编号：
（ 申请人基本情况 ）：
　　 年 　　 月 　　 日，本机关收到你申请（ 行政许可事项名称 ）所送的有关材料后，依法进行了审查，发现你所送的材料不齐全（ 或不符合法定形式 ），具体存在问题及需补正的内容如下：
 

（ 经办人视材料中的情况据实详细填写 ）

请你依照（ 法律、法规、规章名称 ）第 条第 项第 款的规定，将补正后的材料送本机关。
特此通知。

联系人：
联系电话：
监督电话：

（行政机关专用印章）
　　 年 　　 月 　　 日

注：本通知书一式两份，申请人、受理机关各存一份。
行政许可申请受理通知书
编号：

（ 申请人基本情况 ）：
　　 年 　　 月 　　 日，本机关收到你申请（ 行政许可事项名称 ）所提交的下列（补正）材料：
1、 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
2、 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
3、 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
4、 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
5、 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
经审查，你（单位）申请的该行政许可事项属于本机关职权范围，申请材料齐全，符合法定形式，根据《中华人民共和国行政许可法》第三十二条的规定，现予受理。
特此通知。

联系人：
联系电话：
监督电话：

（行政机关专用印章）
　　 年 　　 月 　　 日
注：本通知书一式两份，申请人、受理机关各存一份。
行政许可不予受理决定书
编号：

（ 申请人基本情况 ）：
　　 年 　　 月 　　 日，你向我机关提出的（ 行政许可事项名称 ）申请事项，经审查，（根据不同情况，应具体填写属于以下的某种情形：
1、该事项依法不需取得行政许可。
2、该事项依法不属于本行政机关职权范围，请向（ 其他某行政机关名称 ）提出行政许可申请。

3、（ 其他不予受理理由 ）。）
本机关决定不予受理。
对本决定不服，可以自接到本决定之日起60日内，依法向（ 行政复议机关名称 ）申请行政复议，也可以在3个月内依法向（ 人民法院名称 ）提起行政诉讼。

（行政机关专用印章）
　　 年 　　 月 　　 日

注：本通知书一式两份，申请人、受理机关各存一份。

核 查 笔 录

共 页第 页

时 间： 年 月 日 时 分至 时 分
地 点：
核查内容：
核 查 人： 记录人：
核查对象：

参 加 人：
核查记录：

注：应有核查对象对笔录认可的意见，注明“情况属实”的字样并签名或盖章

询 问 笔 录

共 页第 页

时 间： 年 月 日 时 分至 时 分
地 点：
询 问 人： 记录人：
被询问人：

参 加 人：
询问内容：

注：应有询问对象对笔录认可的意见，注明“记录属实”的字样并签名或盖章

行政许可利害关系人告知书
编号：

（ 有关利害关系人名称 ）：
　　 年 　　 月 　　 日本机关受理（ 申请人名称 ）提出 （ 行政许可事项名称 ）申请后，依法进行了审查。经审查，发现该行政许可事项可能直接关系你（单位）的重大利益。依据《中华人民共和国行政许可法》第三十六条规定，你（单位）享有陈述权、申辩权。
请你（单位）自接到本告知书之日起 日内，向本机关陈述你（单位）对该项行政许可事项的意见。逾期未进行陈述、申辩，视为放弃上述权利。
特此告知。

联系人：
联系电话：

（行政机关印章）
　　 年 　　 月 　　 日

陈 述 、申 辩 笔 录

共 页第 页

时 间： 年 月 日 时 分至 时 分
地 点：
承 办 人： 记录人：
陈述（申辩）人：

陈述（申辩）内容：

注：应有陈述（申辩）人对笔录认可的意见，注明“记录属实”的字样并签名或盖章

行政许可特别程序告知书
编号：

（ 申请人基本情况 ）：
本机关于 年 月 日受理你（单位）提出的（ 行政许可事项名称 ）行政许可申请。根据（ 法律、法规、规章依据 ），需要进行：（视不同情况，在下述符合的情形前的括号内划“√”）
（ ）听证，（ ）招标，（ ）拍卖，（ ）检验，（ ）检疫，（ ）检测，（ ）鉴定，（ ）专家评审，所需时间为 日。
依据《中华人民共和国行政许可法》第四十五条之规定，该时间不计算在行政许可法定期限内，行政许可期限顺延。
特此告知

联系人：
联系电话：

（行政机关专用印章）
年 　　 月 　　 日

注：本通知书一式两份，申请人、受理机关各存一份。

行政许可特别程序审查情况表

共 页第 页

申请人基本情况：
行政许可事项名称：
行政许可受理时间： 年 月 日
特别程序审查名称：（视不同情况，在下述符合的情形前的括号内划“√”）
（ ）招标，（ ）拍卖，（ ）检验，（ ）检疫，（ ）检测，（ ）鉴定，（ ）专家评审
审查起止时间： 年 月 日至 年 月 日
审查地点：
审查组成员：

审查意见：

行政许可延期审批表
编号：

单位

名 称

法定代表人
（负责人）

职务

地 址

电话

公民

姓 名

性别

出生年月

电话

工作单位

家庭住址

申请时间

申请事项

延期理由依据

年 月 日

承办人
意见

承办人执法证件编号：
承办人（签字）：
年 月 日

审核意见

年 月 日

审批意见

年 月 日